Varslingsrutine for medlemmer og tillitsvalgte i Bibliotekarforbundet

Denne rutinen:

• Oppfordrer medlemmer og tillitsvalgte i Bibliotekarforbundet til å varsle om kritikkverdige forhold.
• Forteller hvordan medlemmer og tillitsvalgte i Bibliotekarforbundet kan varsle.
• Forteller hvordan Bibliotekarforbundet skal motta, saksbehandle og følge opp selve varselet og den som varsler.

Hva er varsling om kritikkverdige forhold?

Bibliotekarforbundet skal være et trygt og godt forbund å være organisert i. Som medlem skal du være trygg på at dine personopplysninger behandles konfidensielt.

Varsling er at vi sier ifra om kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Lovbrudd og straffbare forhold anses alltid som kritikkverdige forhold.

Eksempler på kritikkverdige forhold kan være:

• Mobbing, diskriminering og rasisme

• Økonomisk mislighold og korrupsjon
• Uønsket seksuell oppmerksomhet, seksuell trakassering og overgrep
• Brudd på tillitsforhold og deling av konfidensielle opplysninger vedkommende har fått i kraft av rollen som tillitsvalgt
• Brudd på Bibliotekarforbundet vedtekter
• Misbruk av posisjon eller maktovergrep som tillitsvalgt

Listen over er ikke uttømmende, noen ganger kan det være vanskelig å avgjøre om et forhold er kritikkverdig eller ikke. Da kan du som vurderer å varsle søke råd hos tillitsvalgt, sekretariatet, forbundsstyret eller en annen person du har tillit til. Du har alltid mulighet til å varsle. Er du bekymret si ifra slik at situasjonen kan oppklares. Det skal være lav terskel for å si ifra.

Hvem kan du varsle til?

Hos oss ønsker vi at du varsler til:

• Forbundsleder eller nestleder
• En tillitsvalgt lokalt, regionalt eller et medlem av forbundsstyret
• Kontrollkomiteen

Hvordan kan du varsle?

Du kan varsle både muntlig og skriftlig. Du kan varsle anonymt, men vi ønsker gjerne at du oppgir fullt navn, slik at vi kan undersøke saken grundig. Uansett må du forsikre deg om at den du varsler til, oppfatter at du varsler.

Hvilke opplysninger bør varselet inneholde?

Et varsel bør inneholde disse opplysningene:

• Navn og kontaktinformasjon til den som varsler, dersom den som varsler ikke ønsker å være anonym
• Hva som har skjedd, eller hva det kritikkverdige forholdet handler om
• Når det skjedde (for eksempel tidsrom, dato og klokkeslett)
• Hvem som er involvert
• Hvor det skjedde
• Om det var vitner til stede 
• Er det andre som er informert om saken, i så fall hvem?
• Dokumentasjon eller bevis, dersom dette finnes
• Gjerne forslag til tiltak og hensyn som bør ivaretas

Hva skjer når du varsler?

Alle varsler vil bli fulgt opp og skal behandles strengt fortrolig og av så få som mulig. Varselet skal innen rimelig tid bli tilstrekkelig undersøkt. Hvor lang tid, og hvor grundig varselet blir undersøkt, avhenger av varselets alvorlighet eller kompleksitet. Som varsler skal du få en skriftlig tilbakemelding på at varsel er mottatt og holdes oppdatert på fremdrift i saken.

Når saken er ferdig behandlet skal du få en skriftlig tilbakemelding på behandling, vedtak og eventuelle tiltak.

Den som beskyldes for et kritikkverdig forhold, vil bli gitt mulighet til å gi sin versjon av saken.

Om du ønsker mer informasjon eller raskere tilbakemelding, ta kontakt med den personen du har meldt ifra til og etterspør mer informasjon. Ta også kontakt om du føler deg utrygg eller er usikker på hva som skjer. Som varsler er det viktig at du føler deg ivaretatt og møtt på en god måte.

Hvem skal undersøke, vurdere og håndtere varslingen?

• Varsler på tillitsvalgte skal behandles av AU ved forbundsleder. Gjelder også varsler på ledere av klubber og distriktslag. 
• Varsler på forbundsleder skal behandles av forbundsstyret ved nestleder.
• Varsler på nestleder, faste medlemmer og varamedlemmer av forbundsstyret skal behandles av resterende medlemmer av forbundsstyret ved forbundsleder.
• Hvis en ikke har tillit til forbundsstyrets behandling, kan en varsle til kontrollkomiteen.

Sekretariatets faste ansatte er ikke omfattet av disse retningslinjene. Ved behov for å varsle på sekretariatets ansatte kontaktes forbundsleder som arbeidsgiver.

Hva skjer dersom du blir varslet på?

Et varsel kan være rettet mot én eller flere personer.

Den som blir utpekt som ansvarlig for et kritikkverdig forhold, har rett til å få vite hva vedkommende blir beskyldt for, og til å gi sin versjon av saken.

Hos oss skal den som blir varslet på, kunne forvente å motta nok informasjon om varselet til å kunne fortelle sin versjon. Dette skal skje innen rimelig tid. Den som blir varslet på skal få separat oppfølging.

Vedtatt av forbundsstyret i Bibliotekarforbundet 13. april 2023