Personvernerklæring for medlemskap

Denne personvernerklæringen informerer om hvordan Bibliotekarforbundet (BF) samler inn og bruker personopplysninger i forbindelse med innmelding og oppfølging av medlemskap i forbundet. For informasjon om personopplysninger i forbindelse med bruk av våre nettsider, bibforb.no, henviser vi til en egen personvernerklæring for nettsidene.

Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger er Bibliotekarforbundet ved forbundsleder. Kontaktinformasjonen er:

Kontoradresse:           Sandakerveien 114A, 0484 OSLO
Postadresse:               Sandakerveien 114A, 0484 OSLO
E-post:                        bf@bibforb.no
Telefon:                      480 20 900
Organisasjonsnr.:        975 890 988

Generelt om behandlingen av personopplysninger

BF er et fag- og profesjonsforbund som organiserer fagutdannede bibliotekarer. BFs formål er å arbeide for å sikre og bedre medlemmenes lønns- og arbeidsvilkår, høy kvalitet i utdanningen og i utøvelse av faget. BF skal arbeide for å styrke medlemmenes rolle i arbeidslivet. BF behandler personopplysninger om medlemmer som ledd i det å være en fagforening og for å utføre oppgaver knyttet til dette.

Det rettslige grunnlaget for BFs behandling av medlemmenes personopplysninger er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale (jfr. personvernforordningens artikkel 6, punkt 1.b). Dersom du som medlem ber om bistand i saker som angår dine lønns- og arbeidsvilkår (bistandssaker), vil BF med ditt samtykke (jfr. personvernforordningens artikkel 6, punkt 1.a) innhente og oppbevare ytterligere personopplysninger som trengs for behandling og oppfølging av saken.

Personopplysninger og medlemskap i Bibliotekarforbundet

Når du melder deg inn i BF, inngås det en avtale der forbundet forplikter seg til å arbeide for å sikre og bedre dine lønns- og arbeidsvilkår, mens du forplikter deg til å betale kontingent og rette deg etter vedtekter og lovlig fattede vedtak i forbundet (jfr. BFs vedtekter §§ 5 og 6). Denne avtalen gir grunnlag for å behandle ulike personopplysninger om deg. Det dreier seg om personopplysninger som er nødvendige for at BFs sekretariat og tillitsvalgtapparat skal kunne ivareta sin funksjon som fag- og profesjonsforbund og for at vi skal nå fram til deg med informasjon. Vi vil i hovedsak bare registrere informasjon som du selv oppgir ved innmelding eller seinere oppdateringer, men informasjon om stilling og lønn kan også være innhentet fra tredjeparter, f.eks. arbeidsgivere eller tillitsvalgte.

Opplysninger som registreres for alle medlemmer er:

• Navn
• Fødselsnummer
• Dato for innmelding
• Kontaktinformasjon, herunder adresse, mobiltelefonnummer og e-postadresse
• Utdannelse
• Arbeidsforhold, herunder arbeidsgiver, arbeidssted, stilling, stillingsprosent og lønn
• Kontingentbetaling
• Forsikringsstatus, herunder reservasjon, premieinnbetaling og evt. oppsigelse av grunnforsikring
• Tillitsverv
• Deltakelse på arrangement og kurs
• Stipendsøknader
• Bankkonto (hvis du har fått utbetalt stipend, reiseregning, honorar e.l.)

Opplysningene om deg som medlem brukes til følgende formål: kommunikasjon med deg per telefon, e-post og post, utsending av medlemsblad og nyhetsbrev, forberedelse og gjennomføring av lønnsforhandlinger samt for å sikre best mulig saksbehandling i forbindelse med dine henvendelser til oss. Opplysningene brukes også til utarbeidelse av lønns- og annen statistikk som er relevant for Bibliotekarforbundets virksomhet.

Alle henvendelser som medfører saksbehandling i BFs sekretariat loggføres i BFs medlemssystem. E-post og annen skriftlig kommunikasjon arkiveres når det anses hensiktsmessig. Dette er nødvendig for å sikre deg best mulig oppfølging, f.eks. hvis personellendringer i sekretariatet fører til bytte av saksbehandler eller hvis en sak skulle få fornyet aktualitet etter et det har gått lengre tid.

Slik sikrer BF dine personopplysninger

Personopplysningene BF registrerer om deg lagres i BFs medlemssystem med tilhørende elektronisk arkiv og i fysiske mapper i vårt arkiv. Det er kun BF-sekretariatets ansatte som har tilgang til medlemssystemet og arkivet. Vi bruker hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger som er under vår kontroll mot uautorisert tilgang. Dette inkluderer for eksempel fysisk sikring av arkiver med papirdokumenter og tilgangskontroll for elektronisk lagret informasjon.

Hvem deler BF personopplysninger med?

Personopplysningene BF lagrer om deg deles bare med andre i den grad det er nødvendig for å utføre vårt oppdrag som fag- og profesjonsforbund og for å ivareta dine interesser som medlem. Dette gjelder følgende:

Arbeidsgivers tilgang til dine personopplysninger

Når du registreres som yrkesaktivt medlem og ved senere skifte av arbeidsgiver, informerer vi arbeidsgiver om at du er medlem i Bibliotekarforbundet. Dette er nødvendig for at du skal få de rettigheter du som BF-medlem har krav på og for at arbeidsgiver skal kunne iverksette trekk av fagforeningskontingent og forsikringspremie.

Tillitsvalgtes tilgang til dine personopplysninger

Lokale tillitsvalgte og fylkeslagsledere har ikke tilgang til Bibliotekarforbundets medlemssystem, men får tilgang til lister over «sine» BF-medlemmer etter behov. Medlemslistene inneholder informasjon om de aktuelle medlemmenes navn, telefon og e-post, arbeidsgiver, stilling og lønn. Dette er informasjon tillitsvalgte trenger for å ivareta dine interesser som arbeidstaker. Dersom tillitsvalgte involveres i bistandssaker, vil de også kunne ha behov for tilgang til andre personopplysninger. Det skjer i så fall med ditt samtykke. Informasjonen behandles konfidensielt og for det formål å gi bistand i arbeidsforholdet og vil ikke bli benyttet til andre formål.

I forbindelse med bistandssaker

Bibliotekarforbundet tilbyr deg som medlem råd og bistand i saker som angår dine lønns- og arbeidsvilkår. Bistanden gis som hovedregel fra Bibliotekarforbundets tillitsvalgte og ansatte rådgivere, men ved behov benyttes også ekstern juridisk bistand fra BF faste advokatbyrå. All informasjon vi har som er relevant for saken må da nødvendigvis deles med advokatbyrået. Informasjonen behandles konfidensielt og for det formål å gi juridisk bistand, og vil ikke bli benyttet til andre formål. Ekstern juridisk bistand benyttes ikke uten ditt samtykke.

I forbindelse med BFs forsikringsavtaler

Som del av avtaleforholdet du etablerer med Bibliotekarforbundet ved innmelding, vil du ha rett til forsikringer til rabatterte priser fra BFs forsikringskontor, som drives av forsikrings­meglerfirmaet Söderberg & Partners (S&P). For å sikre at kun våre medlemmer deltar i disse ordningene deler BF informasjon om ditt medlemskap med S&P. Dette gjøres for at de skal kunne gjenkjenne deg som medlem når du tar kontakt. Fødselsnummer er nødvendig i denne sammenhengen for å sikre korrekt identifisering, og for at det skal være mulig å logge seg på BF Forsikrings «Min side» med bankID. Denne utvekslingen av personopplysninger er regulert i en databehandleravtale mellom Bibliotekarforbundet og S&P.

BF har en ordning med obligatorisk grunnforsikring med reservasjonsrett for sine medlemmer. For å administrere denne ordningen lagrer vi opplysninger om hvorvidt du har reservert deg mot grunnforsikringen samt om premieinnbetaling og om evt. oppsigelse av grunnforsikringen pga. manglende premiebetaling. Denne informasjonen deles med S&P, som forvalter ordningen overfor forsikringsselskapene. Ikke yrkesaktive medlemmer som deltar i grunnforsikring, betaler premie etter faktura. BFs regnskapsbyrå Azets Insight AS tar seg av dette, og BF deler derfor nødvendige personopplysninger med regnskapsbyrået.

Andre sammenhenger der vi deler personopplysninger

Bibliotekarforbundet deler nødvendig informasjon med eksterne aktører i følgende sammenhenger:

• programvareleverandøren Questback for gjennomføring av spørreundersøkelser,
• regnskapsbyrået Azets Insight AS i forbindelse med utbetaling av reiseregninger, stipend, honorarer, utleggsrefusjon osv.,
• hovedorganisasjonen Unio og Unios medlemsorganisasjoner som ledd i konfliktberedskap ved sentrale lønnsforhandlinger,
• distributører av tidsskrift og nyhetsbrev,
• hoteller og andre møtearrangører

Opplysningene som deles er avgrenset til det som er nødvendig for at aktørene skal kunne levere de ulike tjenestene til oss og våre medlemmer, og deres behandling av personopplysninger kan kun gjøres på grunnlag av de databehandleravtalene Bibliotekarforbundet har inngått med dem.

Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker samtykket ditt. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes eller anonymiseres når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

Ved utmelding registreres utmeldingsdato og utmeldingsgrunn. Betalingshistorikk lagres i fem år i henhold til regnskapsloven.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har i henhold til norsk personvernlovgivning rett til å be om innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige og oppdaterte. Hvis du oppdager en feil, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss slik at opplysningene kan bli rettet. Du kan kontakte oss dersom du ønsker at opplysninger skal slettes fordi de er feil, mangelfulle eller mangler behandlingsgrunnlag. Vi vil da vurdere om det er grunnlag for dette.

Henvendelser om innsyn, retting og sletting kan rettes til medlem@bibforb.no. Vi vil svare på din henvendelse så raskt som mulig og senest innen 30 dager. Du kan til enhver tid kontakte Bibliotekarforbundet dersom du har spørsmål knyttet til behandling av dine personopplysninger.

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet på www.datatilsynet.no.