Hvordan holde et godt årsmøte i distriktslaget?
Årsmøtene er viktig begivenheter i BF hvert år. Det er på årsmøtene medlemmene i hvert enkelt distriktslag kan være med og bestemme hvordan distriktslaget skal jobbe. Her er en oversikt over hva et årsmøte bør inneholde.
Årsmøtet skal være en positiv begivenhet for alle som deltar, og bør gjennomføres på en strukturert og god måte. Vi anbefaler å ordne med et godt egnet lokale, bestille bevertning, og å legge til rette for sosialt samvær i forbindelse med årsmøtet. Det er også anledning til å invitere forbundsstyremedlemmer, sekretariatsansatte eller andre, eksterne foredragsholdere til årsmøtet. Disse kan for eksempel snakke om et ønsket tema, som medlemmene bestemmer på forhånd.
Mange serverer også mat og drikke på årsmøtet, eller gjennomfører et annet arrangement samtidig, som et foredrag eller et kulturelt innslag, for å gjøre møtet til en hyggelig felles markering for alle medlemmene.
Årsmøtets dagsorden
Innholdet i selve årsmøtet styres av §12.6 i vedtektene. Årsmøtet skal behandle følgende saker:
a) Årsberetning.
b) Budsjett og aktivitetsplan
c) Innkomne saker.
d) Valg:
Leder av distriktslaget
2 medlemmer til fylkeslagets styre, hvorav en er vararepresentant til landsstyret
2 varamedlemmer til fylkeslagets styre
2 medlemmer til valgkomité
(foreslås av styret)
1 varamedlem til valgkomité
(foreslås av styret)
Delegater og varadelegater til landsmøtet (velges i år med ordinært landsmøte, foreslås av styret)
Valg til det enkelte verv kan gjøres for ett eller to år, og må fremgå av protokollen.
Åpning
Det første som skjer på årsmøtet er at det velges ordstyrer og referent.
Årsberetning
Videre legges det frem en årsberetning. Årsberetningen er en oppsummering av hva distriktslaget har gjort det siste året og hvordan man skal arbeide videre. Det er styrets oppgave å skrive årsmeldingen.
Årsmeldingen skal inneholde presentasjon av styret, antall medlemmer, og oversikt over møter og arrangementer i distriktslagets regi. Et sentralt spørsmål er: Hvilke erfaringer har styret gjort seg i løpet av året som har gått? Årsmeldingen trenger ikke å være særlig lang; 1-2 sider holder som regel.
Se distriktslagssidene for referat fra tidligere årsmøter
Vedtak under årsmøtet
Vedtak gjort av årsmøtet kan ikke endres av styret, det må i så fall gjøres av et nytt årsmøte. Årsmøtevedtakene og BFs vedtekter er styrende for distriktslagets arbeid frem til neste årsmøte.
Valg
På årsmøtet skal det velges et nytt styre. Et forslag til nytt styre skal ifølge vedtektene være forberedt av valgkomiteen som ble valgt på foregående årsmøte. Men på årsmøtet kan deltakerne fritt foreslå andre kandidater til alle verv.
Valget i seg selv kan gjennomføres ved håndsopprekning, skriftlig votering eller – hvis det bare er en kandidat til et verv – ved applaus.
Valgkomité
Valgkomiteen skal gi en anbefaling til årsmøtet om hvem som bør velges inn i styret og bør derfor sette seg inn i hva distriktslaget gjør. Komitéen tar kontakt med aktuelle kandidater, men medlemmer kan også selv ta kontakt med komitéen for å foreslå seg selv eller andre til verv.