Leverte hemmelig masteroppgave innen bibliotekfag

– En bedrift tok kontakt med høgskolen fordi de opplevde utfordringer med gjenfinning av interne dokumenter, forteller Kjersti Steien om bakgrunnen for masteroppgaven hun har skrevet. (Foto: Privat)

– Masteren din er en casestudie om hvordan kunnskap om brukeratferd kan bidra til forbedring av metadata på en arbeidsplass. Hvorfor valgte du dette temaet?

– En bedrift tok kontakt med høgskolen fordi de opplevde utfordringer med gjenfinning av interne dokumenter. En masteroppgave blir sjelden lest av andre enn student, veileder og sensor. Ved å samarbeide med denne bedriften, fikk jeg en mulighet til å utføre et reelt arbeid som kunne være nyttig for noen utenfor skolen. Jeg er interessert i hvordan man kan tilrettelegge tjenester slik at de oppfyller brukernes behov. Dermed ble det naturlig for meg å undersøke utfordringene fra brukernes ståsted.

– For uinnvidde: Hva legger du i brukerorienterte metadata?

– Med brukerorienterte metadata mener jeg dokumentbeskrivelser som er tilrettelagt brukernes foretrukne søketermer, og måten brukerne går frem for å finne dokumenter.

– Hva vil du si er hovedfunnene i oppgaven din?

– Det ble identifisert betydelige utfordringer knyttet til store mengder dokumenter som befant seg i flere ulike systemer og som var bygd opp på ulik måte. Brukerne opplevde at det var vanskelig å orientere seg i disse systemene og endte ofte opp med å kontakte andre ansatte for å finne dokumentene de lette etter. Selv da var det ikke alltid det rette dokumentet ble lokalisert. I databasesøkene opplevde flere å enten få veldig mange treff, eller ingen i det hele tatt. Det ble opplevd som vanskelig å vite hvordan man skulle begrense eller utvide søkene.

– Ved å utføre undersøkelser om hvordan brukere søker etter informasjon, eller rådføre seg med brukere ved valg av termer som beskriver dokumentene, vil man øke sjansen for at termene som er knyttet til dokumentene er naturlige å søke etter for brukerne. På denne måten vil man kunne sikre at gjenfinningssystemene er tilpasset brukerne, noe som øker sjansen for at de faktisk vil bruke dem. Dette vil kunne gjøre det mulig å utvikle gjenfinningssystemer og dokumentbeskrivelser som er tilpasset behovet i den enkelte bedrift.

– Så vidt jeg forsto av presentasjonen din fant du en gjennomgående manglende standardisering og at mye kategoriseres på diverse?

– Det stemmer. Per i dag ser det ut til at det er opp til vedkommende som legger inn dokumentene i basen å avgjøre hvilke termer som skal knyttes til dokumentet. Dette fører til problemer når dokumentene skal finnes igjen fordi det er vanskelig å vite hvilke begreper som er blitt brukt for å beskrive dokumentet, og dermed hvilke søketermer man skal bruke for å finne dokumentet i basen. Ved at mye kategoriseres på «diverse» mister man muligheten til å avgrense søkene sine logisk. De ansatte i bedriften opplever dermed å enten ikke få noen treff, eller altfor mange. Uten klare standarder for beskrivelser eller kategorisering oppleves det at dokumentene ikke er mulig å finne igjen med mindre du vet hvor de er lagret, eller kjenner vedkommende som la inn dokumentet. For en bedrift med store mengder dokumenter er dette en betydelig utfordring.

– Du har funn fra en bedrift, men under presentasjonen fikk du tilbakemeldinger på at folk kjente seg igjen. (En sa: «Det er lettere å sjekke eposten hvor det var som vedlegg enn å finne det i systemet».) Tror du manglende standardisering er spesifikt for bedriften du studerte eller en mer allmenn problemstilling?

– Jeg tror at det kan være lett å legge liten vekt på standardisering av dokumenter så lenge dokumentmengden er av en håndterbar størrelse. Det er først når mengden øker og man mister kontrollen på dokumentene at man forstår hvor viktig det er med et godt system basert på standardiserte beskrivelser og kategorier. Jeg tror flere og flere bedrifter kommer til å oppleve dette fremover, etter som mengden digitale dokumenter i bedriften øker.

– Spesielt viktig vil denne kontrollen være for kunnskapsintensive bedrifter som er avhengige av god informasjonsforvaltning for å oppnå suksess. Så lenge vedkommende som lagde dokumentene fortsatt er i bedriften, vil det være mulig å finne dokumentene gjennom hen. Etter hvert som disse ansatte går ut av bedriften vil informasjon kunne være nærmest umulig å finne uten gode, standardiserte beskrivelser knyttet til dokumentene. Disse dokumentene kan da regnes som tapt. Jeg tror at vi vil se en økning i antall bedrifter som opplever slike problemer fremover, noe responsen under foredraget bekreftet til en viss grad. Dette er imidlertid gjetting fra min side.

– «Info om brukeratferd kan brukes til å tilspisse rådgivningen om metadata i hver enkelt situasjon». Du foreslår standardiserte metadata som en mulig forbedring, og at metadataene i større grad bør kobles sammen som konsepter. Kan du fortelle mer om hvordan dette kan gjøres?

– Det kan bygges en ontologi over beskrivelsene som det er nærliggende å bruke i bedriften. Da har man muligheten til å knytte flere termer til disse konseptene, uten å måtte velge én bestemt term. Ved å knytte termer som beskriver samme konsept sammen, vil man kunne få treff på søk der man bruker et annet emneord enn den bestemte termen som blir brukt for å beskrive dokumentet i basen.

– Det bør dessuten utvikles standarder for hvilke typer beskrivelser som skal knyttes til et dokument. Det kan også være fordelaktig å benytte seg av fasetterte søk, der søketermene ikke knyttes sammen før etter søket er utført. Dette kan være spesielt nyttig i denne bedriften, da brukerne har ulik bakgrunn og ulike arbeidsoppgaver, og man derfor vil finne varierende behov ved gjenfinning av dokumenter.

– Professor Ragnar Audunsson spurte deg under presentasjonen: Hvilke fagfolk og hvilken bransje? Du skrev altså en master basert på funn fra et kommersielt firma, som også kommer til å bruke oppgaven. Hvor mye kan du si om bakgrunnen for oppgaven?

– Det var et kommersielt ingeniørfirma som kontaktet skolen for å få hjelp med sine utfordringer knyttet til å finne igjen dokumenter. De ønsket å lære mer om metadata og hvordan dette kunne forbedre deres ansattes søken etter informasjon. Bedriften ønsker å være anonym, i tillegg til at oppgaven er underlagt en klausul på fem år.

– Et annet spørsmål du fikk fra salen var: Hvem skal gjøre denne standardiseringen? Du svarte at man vil ha behov for informasjonskompetanse. Hva legger du i dette?

– Her burde jeg ha svart at informasjonsspesialister burde være involvert i denne prosessen, da det var dette jeg siktet til med min noe vage beskrivelse av noen med informasjonskompetanse. Det er behov for noen som har kunnskap om hvordan informasjon kan organiseres for å tilrettelegge for gjenfinning, noen som er eksperter på metadata. Jeg mener bibliotekutdannede med hovedvekt på kunnskapsorganisasjonsfag kan være gode kandidater til å fylle denne rollen.

[Intervjuet har stått i Bibliotekaren 8/2016]