Arbeidsmiljø i utvikling

Åpne arbeidsplasser krever økt behov for trygghet

Når det oppstår episoder med knivstikking i biblioteket som på Holmlia, har Deichman beredskap for konfliktsituasjoner og umiddelbar krise. Hovedverneombud Ingrid Schibsted Jacobsen er glødende opptatt av hvordan man behandler slike hendelser på sikt. Hvordan sikrer vi trygge arbeidsplasser og godt arbeidsmiljø, samtidig som vi skal holde åpent for alle?

Det er ettermiddag, tirsdag 16. januar. Inne på ungdomsavdelingen på Deichman Holmlia pågår en sjakkturnering for ungdom, og det er både barn og ungdom til stede. En maskert person kommer løpende inn i lokalet og roper høylytt, mens han går til angrep på den 17 år gamle ungdomsarbeideren som er på jobb og stikker en kniv i låret hans.

Ingrid Schibsted Jacobsen påpeker at de registrerte tilfellene av vold og krenkelser, både mellom lånere og overfor ansatte, stiger i hyppighet og alvorlighetsgrad. Hun viser til tre ulike episoder med knivstikking i Oslo-bibliotekene i løpet av de siste to årene. En av episodene fant sted utenfor Deichman Stovner høsten 2022, hvor de involverte ble stukket med kniv opp mot en glassvegg ved biblioteket.

– De ansatte ønsket nylig om å løfte dette i arbeidsmiljøutvalget og sette det i sammenheng med de to andre alvorlige knivhendelsene, men fikk til svar at det er tilbake i tid og heller ikke berører oss direkte, fordi hendelsen skjedde rett på utsiden. Jeg tror likevel de ansatte opplever at dette har rammet deres arbeidsplass, selv om hendelsen definisjonsmessig var utenfor. Jeg mener også at det som skjer på biblioteket når vi ansatte ikke er på jobb – meråpent-tilbudet berører de ansatte, både miljøet som utvikler seg på kveldstid og det vi møter på jobb dagen etter.  – Et arbeidsmiljø begynner eller slutter ikke nødvendigvis i døråpningen.

Et arbeidsmiljø begynner eller slutter ikke nødvendigvis i døråpningen. Også det som skjer på biblioteket i meråpent-tiden berører de ansatte og har betydning for trygghet og godt arbeidsmiljø.

Ingrid Schibsted Jacobsen

Jacobsen er hovedverneombud ved Deichman, og har koordinerende ansvar for verneombudene ved de 26 Deichman-filialene Hun bærer et alvorstungt verv. Når tryggheten til 280 ansatte i etaten skal sikres, er samarbeid på tvers, rutiner og forebyggende arbeid avgjørende. Jacobsen er opptatt av hvordan de ansatte i Norges største folkebibliotek har det på jobb. 

Bibliotekene setter inn tiltak for å sikre tryggheten til sine besøkende. En tydelig plakat informerer om kamera-overvåkning som en del av tiltakene for å bekjempe økende tilfeller av vold og trusler.

Foto: Ilja C. Händel.

Som hovedverneombud skulle Jacobsen ønske at trakassering og voldshendelser i større grad blir behandlet med de ansatte representert i analysearbeidet. For henne er det ingen tvil om at voldshendelser både i og utenfor biblioteket påvirker de ansattes følelse av trygghet.

– Vi ansatte trenes nå bedre for å løse konflikter og få oss selv ut av farlige situasjoner, men jeg skulle ønske at ledelsen er tydeligere på hva de gjør for å sikre at slike situasjoner ikke oppstår, for eksempel omfanget av vaktholdet.

Arbeidsplass i endring

Etter at folkebibliotekloven fikk et ansiktsløft i 2014 har tjenestene i biblioteket på mange måter endret seg. Bibliotekarer og ansatte i biblioteket kjenner på en annen arbeidshverdag når bibliotekene i større grad har blitt en møteplass. Selv om de alvorlige tilfellene av vold og trusler ikke er hverdagslige, er det ingen tvil om at arbeidsplassen stiller andre eller nye typer krav til de ansatte.

– I dag handler bibliotekarbeidet i økende grad om arrangementer, barn og ungdom og deres behov, støttefunksjoner som PC-bruk og utskrift av viktige dokumenter. Det er mye man tar inn over seg som ansatt. Biblioteket har blitt en møteplass, værested og et sted å ordne saker som berører lånerne. Jeg tror at veldig mange ansatte føler et ansvar for lånerne sine, sier Jacobsen. Hun er godt kjent med at det emosjonsfokuserte arbeidet krever sin plass. 

– Balansegangen mellom å ivareta seg selv på jobb og ivareta andres behov, enten det er en låner eller en kollega, på en helt vanlig arbeidsdag i vaktplan, er heller ikke enkel. Balansen mellom det å trekke seg tilbake og planlegge, og det å være ute i biblioteket, kan være krevende over tid.

– Og så er det mange dilemmaer som oppstår fordi man ønsker å imøtekomme lånerne. Da er det ikke så lett å ta avgjørelser. Hvis man ikke har et godt nok rammeverk, men løsninger som «si fra når du trenger å trekke deg tilbake», blir det ganske vanskelig, fordi du tenker på den du snakker med, du tenker på kollegaen din, på bibliotekets tilbud. Det er mange hensyn å ta, sier Jacobsen.

Balansegangen mellom å ivareta seg selv på jobb og ivareta andres behov, enten det er en låner eller en kollega, på en helt vanlig arbeidsdag i vaktplan, er heller ikke enkel. Balansen mellom det å trekke seg tilbake og planlegge, og det å være ute i biblioteket, kan være krevende over tid.

Ingrid Schibsted Jacobsen

Setter andre foran seg selv

På et kontor på SINTEF i Trondheim sitter Marte Pettersen Buvik som har ledet flere store forskningsprosjekter om arbeidsmiljø. Dette siste prosjektet er rykende ferskt, og handler om emosjonelle krav og belastninger i relasjonelt arbeid, altså i yrker hvor en jobber med mennesker.

Sammen med Sintef-kolleger har hun studert arbeidshverdagen til over 7500 politi, sykepleiere, lærere, barnehagelærere og fysioterapeuter. Forskningen viser at mange som jobber med tjenester for brukere og pasienter ofte prioriterer andres behov over sine egne rettigheter til et trygt arbeidsmiljø. Rapporten fra studien påpeker at de emosjonelle kravene i arbeidet ofte blir neglisjert når det kommer til helse, miljø og sikkerhet (HMS) på arbeidsplassen, og at svært få ledere tar tak i disse utfordringene for de ansatte.

– Vi ser at i mange yrker setter man andre foran seg selv, og man strekker seg langt, sier Marte Pettersen Buvik. – Det er litt “damn if you do, damn if you don’t”. Det er mange som kjenner på en dårlig samvittighet og føler at man ikke strekker til. Det gir en merbelastning, og den må man prøve å redusere. Det kan man som arbeidsgiver gjøre!

Pettersen Buvik sier at intensjonen er at forskningsresultatene skal være relevante for flere yrker, inkludert bibliotekarer. – I alle yrker finnes det regler, normer og forventninger til hvordan man skal utøve yrket på en profesjonell og etisk forsvarlig måte. Dette innebærer å regulere egne følelser og uttrykk for å oppfylle de forventningene som er knyttet til rollen. Man må ivareta andres følelser og håndtere andres uttrykk og livssituasjoner, og det er ting man tar innover seg.

Styrk anerkjennelsen

Pettersen Buvik og SINTEF-kollegene har identifisert betydelig potensial for forbedring av det psykososiale arbeidsmiljøet. De tilbyr også praktiske råd for å bedre forholdene i yrker som krever mye emosjonell innsats.

Først og fremst understreker Pettersen Buvik betydningen av anerkjennelse. – Anerkjennelse av arbeidssituasjonen man står i, både av de positive og de belastende sidene, er kjempeviktig! Og dette gjelder både anerkjennelse hos kollegaene dine, hos nærmeste leder og toppledelsen. Dette krever innsats på arbeidsplassen, det er jo der man må begynne prosessen.

Det er også viktig å balansere behovet for å imøtekomme brukerbehovet med ens egne langsiktige behov. Å organisere arbeidsoppgaver slik at man har muligheten til å trekke seg tilbake når det er nødvendig og å oppmuntre til diskusjoner og å skape et rom og en kultur for å ventilere og dele utfordringer med kollegaer, kan være en sterk støtte for mange, sier Pettersen Buvik.

Behov for kartlegging

– Altså, vi er jo i en læringsprosess, for biblioteket utvikler seg med omgivelsene.

Det er lite Ingrid Schibsted Jacobsen er mer opptatt av enn å skape et konstruktivt samarbeid om arbeidsmiljøet. Utover tidlig involvering hos de ansatte, er kartlegging noe av det som står øverst på listen. Hun ser at erfaringene fra de ekstreme hendelsene gir læring. – Men det er litt bekymringsfullt at det er hendelsene som driver tiltakene.

En av de store målene på Jacobsens liste er å få gjennomslag for de ansattes ønske om å kartlegge arbeidsmiljøet. – Vi har aldri hatt en ren arbeidsmiljøundersøkelse!

Vi i vil blant annet undersøke hvor utsatt de ansatte er for trakassering, rasisme og krenkelser – og opplevelsen trygghet – Ikke bare den personlige følelsen, men tilliten til sikkerhetssystemene. 

Jacobsen forteller at arbeidsgiver har uttrykt en positiv holdning til en undersøkelse, men det har ennå ikke blitt satt på agendaen. I Deichman gjennomføres det årlige 10-faktorundersøkelser. – Men dette er jo undersøkelser av arbeidsprosessene, ikke miljøet! Jeg er opptatt av å finne ut av hvordan vi har det.

– Arbeidsmiljøundersøkelser har mye å gå på for å være nok til å fange opp det relasjonelle og emosjonelle aspektet. Spørsmålene man stiller til ansatte bør være knyttet til det som er aktuelt i arbeidssituasjonen deres, er Marte Pettersen Buviks råd. Hun er opptatt av at man må se mer helhetlig på ting når man undersøker arbeidsmiljøet.

– Man må bruke undersøkelsen sammen med vernerunder og medarbeiderundersøkelser. Men det viktigste er kanskje den mer kontinuerlige og daglige dialogen man har med sine ansatte, hvor man må fange opp ting. 

Fremtidens arbeidsmiljø er et samarbeid

Ingrid Schibsted Jacobsen brenner for det hun snakker om. Hun ønsker seg en arbeidsplass som bedre involverer de ansatte i arbeidsmiljøspørsmål. Selv om arbeidsgiveren fyller alle kravene i loven, er det for henne ingen tvil om at vernetjenesten kan bli en større ressurs om det jobbes systematisk for det.

Hun legger ikke skjul på at det ikke bare er enkelt å få til forbedringer. – Deichman med sine mange lokalbibliotek, har flere systemer i systemet, og det krever mye åpenhet for å sikre en god dialog på kryss og tvers.

– Vi trenger dessuten å lære nytt og øve på ting. Personlig har jeg jo aha-opplevelser når vi har brannøvelser, og det har vi årlig, men vi glemmer jo ting fra år til år. Voldsberedskap må trenes på, akkurat som brann.

Hun har tror at Deichmans innsats for arbeidsmiljøet vil styrkes ved at ansattrepresentanter og ledelse over tid jobber som nære partnere. Når hun snakker om samarbeid, er det med et glødende engasjement. – Vi vil jo det samme, og bør stå skulder ved skulder i arbeidet for det!

Artikkelen er gjengitt fra Bibliotekaren 1/2024.