Utfordringer i japanske spesialbibliotek

Bibliotekstudenten Vibeke Oseth Gustavsen har møtt japanske kunstbibliotekarer. Med mastergrad i japansk var hun godt skodd til å suge kunnskap. Men hun følte seg også avslørt som en rykende fersk, idealistisk og engasjert bibliotekstudent. Her forteller hun hvorfor.

Vibeke Oseth Gustavsen

Vibeke Oseth Gustavsen har mastergrad i japansk og er nå i ferd med å gjennomføre bibliotekarutdanning ved Høgskolen i Oslo og Akershus. I fjor høst var hun på Japanese Art Librarian (JAL) Project 2015, et to-ukers seminar med besøk til Tokyo, Nara, Kyoto og Fukuoka.

I mai i år ble jeg gjort oppmerksom på et to-ukers kurs/seminar i Japan, kalt Japanese Art Librarian (JAL) Project 2015, via min nåværende deltidsjobb som studentbetjent for HumSam-biblioteket i Georg Sverdrups hus på Blindern. Jeg er for tida bachelorstudent på andre året i bibliotek- og informasjonsvitenskap og har fra før en mastergrad i japansk, så denne muligheten kunne jeg ikke la gå fra meg uten kamp.

JAL Project inviterer, gir opplæring til, og utveksler med, bibliotekarer, kuratorer, arkivarer og japanologer utenfor Japan som har japansk kunst i sitt fagområde. I år var det andre gang kurset ble arrangert og det var første gang at kursdeltagerne ikke kom fra Japan. Arrangøren var nasjonalmuseet for samtidskunst i Tokyo (The National Museum of Modern Art, Tokyo). I løpet av de to ukene kurset varte i november dro vi på studieturer til museums- og kunstbibliotek og forskningsinstitusjoner i Tokyo, Nara, Kyoto og Fukuoka. De arbeider alle med materiale relatert til japansk kunst, og vi var blant annet med på omvisninger og presentasjoner som deres direktører, forskere og bibliotekarer stod for.

Knytte kontakter
Vi var totalt ni deltagere fra USA, Korea, England, Irland, Tsjekkia og Tyskland i tillegg til meg fra Norge. Jeg var den minst erfarne av oss, i og med at jeg fremdeles er temmelig fersk i bibliotekverden. JAL var derfor en utfordring for meg. Alt foregikk på japansk med sjargong fra arkiv-, bibliotek- og museumssektoren. Men det var også en unik mulighet for meg til å bli kjent med det japanske og internasjonale bibliotekmiljøet, både generelt og innenfor det særskilt kunstfaglige. Jeg sugde til meg så mye jeg kunne av alt vi lærte. Samtidig var kurset en anledning til å knytte internasjonale kontakter og bygge nettverk og å dra nytte av hverandres kunnskap og erfaringer.

Mot slutten av kurset ble det holdt en åpen workshop hvor vi som hadde deltatt, skulle holde presentasjoner på japansk. Først holdt vi hver vår 15-minutters Power Point-presentasjon om oss selv, vår studie-/jobbstatus og om biblioteksituasjonen i våre hjemland/ved vår hjeminstitusjon. Denne presentasjonen ble forberedt i forkant av kurset. Vi holdt også en gruppepresentasjon som vi forberedte i løpet av kurset. Arrangørene av JAL Project ønsket å lære mer om hvordan japanske bibliotek best kan drive informasjons- og kunnskapsformidling om japansk kunst. De ønsket derfor deltagernes perspektiv og erfaringer fra hjemlandet/hjeminstitusjonen.

IRI for Japanese studies-library

Biblioteket ved International Research Institute for Japanese Studies tilbyr brukerne å kopiere og scanne fritt, noe som er sjelden i Japan. Biblioteket har også en betydelig samling av audiovisuelt materiale med et høyteknologisk mediarom som var åpent tilgjengelig for brukerne. (Foto: Vibeke Oseth Gustavsen)

Generalister på årsvikariat
I løpet av kurset ble jeg bedre kjent med de japanske spesialbibliotekenes utfordringer innenfor blant annet Open Access, copyright og mer brukervennlige søkesystemer. Dette er åpenbare og universelle utfordringer for biblioteksektoren, men jeg fant også ut at å vurdere Japans biblioteksituasjon byr på flere utfordringer enn disse.

For det første arbeider japanske bibliotekarer i et profesjonelt regime særegent for Japan. Det vil si at de ofte har et årsvikariat som noen ganger fornyes. Kunstbibliotekene er avhengig av frivillige som kan hjelpe til med den daglige driften. Japanske bibliotekarer jobber altså med den systematiske forventningen at de skal forbli generalister gjennom hyppig jobbrotasjon. Dermed får de langt færre muligheter til å utvide ferdigheter som spesialister innenfor ulike felt og fagreferenter finnes knapt i spesial-/fag-/forskningsbibliotek i Japan.

Romaji og kanji
For det andre byr japansk språk på vanskeligheter for utenlandske brukere, gjerne forskere og studenter, fordi man ofte ikke kan anvende det latinske alfabetet for å skrive japansk (på japansk kalles dette romaji) når man søker i databasene. Det vil si, man kan som oftest søke i romaji, men antallet verk man får opp i trefflista er veldig begrenset. Derfor foretrekkes i stor grad søk med kanji (meningsbærende japanske tegn, samt et av de tre japanske skriftspråkene). En måte å finne informasjon om japanske navn, ulike stavemåter og skrivemåter, psevdonym til kunstnere og så videre, kan være å søke i VIAF (Virtual International Authority File) via Japans nasjonalbibliotek, the National Diet Library (NDL).

En annen måte er å søke i databasen JapanKnowledge for hjelp til eldre lese- og skrivemåter av gamle kanji. Selv om VIAF og JapanKnowledge er nyttige hjelpemidler, er det en forholdsvis tungvint og lite brukervennlig prosess når brukeren kun ønsker å gjøre et enkelt søk i en database. De japanske kunstbibliotekene vi besøkte og representanter fra bibliotekene som kom på seminarets workshop var klar over disse utfordringene og pekte samtidig på et problem den andre veien, nemlig vanskeligheten av å søke opp japanskspråklige verk i utenlandske databaser der japanske tegn ofte ikke kan vises.

Mangelfull samlingsutvikling
For det tredje, fikk jeg et generelt inntrykk av at bibliotekene vi besøkte, hadde en tendens til å arkivere og bevare heller enn å kassere. Om dette kun gjelder for kunstbibliotekene, som jo har et spesielt ansvar for kunstpreservering og -konservering, eller om det er typisk for japanske bibliotek i sin alminnelighet, vet jeg ikke. Det var uansett interessant å observere alle permene, mappene og kassene som inneholdt diverse utstyr fra kunstnere og tidligere utstillinger: personlige eiendeler som fotografier, dagboknotater, postkort og lignende, effekter fra tidligere utstillinger som plakater, annonsemateriell, bokmerker, brosjyrer og avisutklipp av anmeldelser og intervjuer. Til og med hele aviser i fysisk format ble arkivert i stabler, på enkelte bibliotek hadde de aviser tilbake til midten av 1800-tallet. Fysisk lagringsplass i arkivene var et åpenbart problem.

Mye av materialet visste ikke bibliotekene hvor de skulle gjøre av, og en utfordring flere institusjoner hadde var hvorvidt en kunstners personlige eiendeler og småeffekter fra tidligere utstillinger tilhørte et bibliotek eller et museum, og eventuelt hva som burde kasseres. Flere steder manglet arkivarer og de fortalte at selv om de ønsket å få digitalisert alt materialet i arkivene, stoppet økonomien dem.

Økende bruk av 3D-data
Selv om vi underveis i seminaret fokuserte på problemområdene og utfordringene til de ulike institusjonene, var det så klart også mye positiv utvikling og nytenkning. Flere institusjoner brukte mye ressurser på ny teknologi og hvordan de kunne utvikle og utnytte teknologien til fordel for både ansatte og brukere.

Tsubouchi Memorial Theatre Museum som er tilknyttet Waseda University i Tokyo, var en av institusjonene vi besøkte. De hadde en imponerende nyhet å vise oss. Museets nye 3D-database gjør det mulig å se 109 unike teatermasker fra Japan, Korea, Kina, Tibet og Indonesia gjennom en nettleser og de jobber også for å forbedre og videreutvikle databasen til smarttelefoner og nettbrett. En 3D-transformasjonsteknikk kjent som fotografisk kartlegging gjør det mulig å ikke bare gjengi 3D-dataene til en gjenstand, men også å gjenskape gjenstandens teksturer og farger med et høyt nivå av detaljer. Museet mener at spredningen av 3D-utskriftsteknologi vil gjøre at bruken av 3D-data også vil øke og at digitale arkiver etter hvert vil bli en standard i kunstbibliotekene.

Helt siden det ødeleggende jordskjelvet og tsunamien traff Tohoku-regionen i mars 2011 har digitale arkiver blitt veldig viktige i Japan på grunn av evnen de har til å bevare dyrebare materialer og til å gi folk fra hele verden mulighet til å se japanske kunstverk og kulturminner.

National Art Center i Tokyo

National Art Center i Tokyo var ett av stedene artikkelforfatteren besøkte. Arkitekturen imponerer. (Foto: Vibeke Oseth Gustavsen)

Fri kopiering og scanning
Vi besøkte også International Research Institute for Japanese Studies, et forskningssenter som ligger et godt stykke utenfor sentrum av Kyoto. Plasseringen gjør at de sliter med å få folk til å besøke biblioteket der til tross for de ypperlige ressursene de har tilgjengelig på forskning om japansk kultur på flere språk. Selv om instituttet i hovedsak retter seg mot forskere, kan besøkende gjester bruke biblioteket i den hensikt å gjennomføre undersøkelser eller forskning.

Biblioteket tilbød en sjelden brukerservice: fri kopiering og scanning. I Japan må vanligvis dette gjøres av bibliotekpersonalet, en tjeneste som har strenge begrensninger på mengde. Biblioteket hadde også en betydelig samling av audiovisuelt materiale med et høyteknologisk mediarom som var åpent tilgjengelig for brukerne.

Språklige utfordringer
For meg er det viktig å få fram at selv om vi som deltok, hadde en viss japanskspråklig kompetanse, anså vi det som problematisk av arrangørene å avholde et seminar hvor all kommunikasjon måtte foregå på japansk og der formålet til institusjonene var å få hjelp til å forbedre og effektivisere formidlingen av japansk kunst-relatert materiale. For oss deltagere var dette et tydelig forbedringspotensial: om man ønsker internasjonale perspektiv fra internasjonale deltagere, er det en fordel å avholde seminaret på et språk deltagerne er mer fortrolig med enn japansk. Vi følte oss ikke språkkompetente nok til å kunne kommentere slik vi ville eller til å holde presentasjoner som formidlet inntrykk, tanker og argumenter presist nok.

Får folk til å holde seg våkne
Det var en bratt læringskurve for meg med intense og hektiske dager i de to ukene seminaret varte. Jeg sitter igjen med mange nye erfaringer og ny kjennskap til kunst- og museumsbibliotek. På workshopen snakket jeg om viktigheten av åpen tilgang til ressurser og databaser, viktigheten av brukerorienterte tjenester og at biblioteket når fram til brukerne i nye formidlingskanaler som sosiale medier. Jeg snakket om hvordan de stadige endringene i biblioteksektoren som følge av ny teknologi gjør at bibliotekstudiet og ikke minst bibliotekaryrket, er i stadig endring og at det derfor er så viktig med internasjonale, tverrfaglige kunnskapsutvekslingsseminarer som JAL Project.

Etter presentasjonen innså jeg at ordene mine avslørte meg som den rykende ferske, smått idealistiske og veldig engasjerte bibliotekstudenten fra Norge som jeg jo faktisk er, og jeg følte at jeg måtte ytre mine beklagelser til en eldre mann som kom bort til meg for å utveksle visittkort, en vanlig (og veldig nyttig) forretningsgest i Japan. Dette var svaret han gav meg, ikke uten snev av humor: ”Dette har vært en lang dag, men jeg ble veldig rørt av presentasjonen din. Den gav meg håp. Du må fortsette å være idealistisk, du må fortsette å være engasjert. Det får folk til å holde seg våkne og så hører de bedre etter. Jeg vet hva jeg snakker om, jeg holdt på å sovne flere ganger, men gjorde det ikke.”