Jo flere vi er sammen – jo gladere blir vi?

Høgskoler, universitet, kommuner - det er mange fusjoner på gang for tiden. Og bibliotek er involvert alle steder. I sammenslåingsprosesser er det derfor viktig å ta hensyn til organisasjonskultur, skriver Sunniva Evjen. Hun påpeker at forskningen er klar når det gjelder fusjoner, de stresser organisasjoner.

sunniva-evjen-web

Sunniva Evjen er førsteamanuensis ved Institutt for arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag (ABI) ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA)

19 statlige høgskoler skal bli til 10. I mars i år uttalte kunnskapsministeren seg til Aftenposten om utviklingen, der han blant annet understreket behovet for større og sterkere fagmiljø – som kan være mer attraktive for studentene (Svarstad 2015). Men det er ikke bare undervisnings- og forskningsmiljø som vokser. Kommunereformen vil, delvis begrunnet med økt faglighet og kvalitet, også resultere i større kommuner – og dermed større bibliotekenheter. Hvordan skal biblioteksektoren best håndtere disse prosessene?

Jeg har tidligere skrevet om organisasjonskultur i denne spalten, men i forbindelse med fusjoner eller sammenslåinger på bibliotekfeltet er det igjen aktuelt. Organisasjonskultur defineres gjerne som summen av felles verdier, symboler, overbevisninger, oppfatninger og forventninger som organiserer og integrerer en gruppe mennesker som arbeider sammen (Schein 1985). Kultur er dermed mye mindre håndfast enn systemer, strukturer eller tjenester – og derfor vanskeligere å fange opp. Det betyr ikke at kultur ikke påvirker. Forskning fra de siste tiårene viser at en av de viktigste suksessfaktorene for en virksomhet er organisasjonskultur. Har man en kultur som fremmer samhold, åpenhet, kommunikasjon og innovasjon – ja, da er det også det man får (Cameron & Quinn 2005).

Ta hensyn til organisasjonskultur
I sammenslåingsprosesser er det derfor viktig å ta hensyn til organisasjonskultur (Muhonen et al 2011; Hargis & Watt 2010). Riktignok fins det variasjoner. Er det et rent administrativt fellesskap, spiller kultur en mindre rolle – da kan man i stor grad fortsette som før. Dersom sammenslåingen derimot skal skape faglig vekst er situasjonen en annen. Da er organisasjonskultur svært viktig, og det bør satses mye på å skape en felles plattform (Whalen, 2001). Likevel er det på dette området fusjoner ofte svikter. Hvorfor er det slik?

Etter den danske kommunereformen i 2007, konkluderte Johannssen & Pors (2010) med at reformen hadde vært relativt vellykket for folkebiblioteksektoren, både i forhold til prosess og resultat. Rent faktisk er et større faglig og sosialt fellesskap, forbedrede løsninger, effektivisering og nye impulser av det gode. Biblioteksektoren er generelt preget av endringsvillige ansatte, som gjerne ønsker økt samarbeid og samordning. Resultatene var blant annet basert på en leder-survey, statistikk som målte bestand og utlån, samt brukerundersøkelser.

shutterstock_193503416-webFusjoner stresser organisasjoner
Går man mer kvalitativt inn i materien, kan man likevel se ulike fallgruver manifestere seg. Parallelt med kommunereformen i Danmark, begynte arbeidet med å slå sammen to universiteter, en handelshøyskole og to forskningsinstitutter til ett universitet i Århus. Prosessen ble konfliktfylt, og er i dag – åtte år senere – ennå ikke avsluttet, til tross for at dette i utgangspunktet skulle skje raskt. De norske fusjonsprosessene skal gis bedre tid. Men, allerede fra januar neste år skal NTNU og høyskolene i Ålesund, Gjøvik og Sør-Trøndelag framstå som en organisasjon for kommende studenter.

Forskningen er klar på dette området: fusjoner – uansett av hvilken årsak – stresser organisasjoner, og ofte er organisasjonskultur en av årsakene (Cartwright & Cooper 1993). Selv om man tilhører samme arbeidsfelt og er velvillig innstilt, er det ikke gitt at alt går knirkefritt.

Bruk tid på å etablere en felles kultur
Så hva gjør man? Å holde fokus på sikker drift, systemer og rutiner er utvilsomt viktig. Men når det er på plass bør man også ha rom for å arbeide med ”alt det andre”. Da tre finske universitet slo seg sammen i 2010 ble det gjort et case-studium for å se hvordan bibliotekene takler prosessen, og hvordan de jobbet fram løsninger som fungerte. En konklusjon er klar: bruk tid på å etablere en felles kultur (Muhonen et al 2011). Erfaringene viser også hvor viktige det er å ha en god prosess der man ikke overkjører ulike parter, men bruker tid på å bestemme hvilke elementer man tar med inn i den nye organisasjonen – og hvilke man legger bak seg. Når man jobber på ulike campus er selvstendighet også sentralt: både team og individer bør kunne treffe egne avgjørelser der det er hensiktsmessig – for å lette arbeidsflyt, og hindre en ineffektiv og topptung struktur.

Kilder:

  • Cartwright, S., & Cooper, C. L. (1993). The role of culture compatibility in successful organizational marriage. The Academy of Management Executive, 7(2), 57-70.
  • Cameron, K. S., & Quinn, R. E. (2005). Diagnosing and changing organizational culture: Based on the competing values framework. John Wiley & Sons.
  • Eriksen, R.T., Johansen, S.O., Knutsen, T. (1995). Organisasjonskultur og fagbibliotekfusjoner. Riksbibliotektjenesten Skrifter 73
  • Hargis, M., & Watt, J. D. (2010). Organizational perception management: A framework to overcome crisis events. Organization Development Journal, 28(1), 73.
  • Johannsen, C. G., & Pors, N. O. (2010). The 2007 Structural Reform and the Public Libraries in Denmark. Bibliothek Forschung und Praxis, 34(3), 342-350.
  • Muhonen, A., Nygrén, U., & Saarti, J. (2011). Bringing order out of chaos: benchmarking tools used in merging university libraries in Finland. Librarianship in times of crisis: Advances in Librarianship, 34, 183-205.
  • Schein, E. H. (1985). Defining organizational culture. Classics of organization theory, 3, 490-502.
  • Svartstad, J. (2015, 20. mars) Derfor vil kunnskapsministeren at høyskoler skal slå seg sammen. I Aftenposten. Hentet fra http://www.aftenposten.no/nyheter/iriks/Derfor-vil-kunnskapsministeren-at-hoyskoler-skal-sla-seg-sammen-7950078.html
  • Whalen, P.T. (2001). How Communication Drives Merger Success. IABC Research Foundation.

(Artikkelen har stått i Bibliotekaren nr 9-2015)