”Alma, du er min aller beste venn! Alma, skal vi to leke litt igjen?”

Bibsys er ikke lenger et eget system, og blåskjermen er historie. Nå er Bibsys et konsortium av bibliotek fra UH-sektoren og andre fagbibliotek, som kjøper system fra ekstern leverandør. Anne Woje reflekterer rundt byttet av biblioteksystem i UH-sektoren og årets Bibsys-konferanse.

Anne Woje

Anne Woje er spesialbibliotekar ved Nord universitet i Bodø. Hun er også leder av Bibliotekarforbundets fylkeslag i Nordland.

I november-desember 2015 byttet 104 norske fagbibliotek biblioteksystem. Etter 40 år med Bibsys egenproduserte ”Blåskjerm” fikk bibliotekene i Bibsysbiblioteksystemkonsortiet Alma fra israelske Ex Libris. For flere av oss, uten mange års fartstid i et Bibsys-bibliotek, har det vært et lite mysterium at sektoren har klart seg så lenge med et kommandobasert system, når folkebibliotek og andre har hatt webbaserte biblioteksystem i mange år allerede. Tålmodige bibliotekarer, gode utviklere, og et pålitelig og felles system som fylte behovet for nettverkssamarbeid tilfredsstillende, er kanskje noe av svaret.

Men nye tiders behov og teknologi presset på og viste at det gamle systemet var i ferd med å utspille sin rolle, spesielt i forhold til e-ressursene. I 2008 bestemte BIBSYS-styret seg for å lage en behovsanalyse som resulterte i en beslutning om å forlate det egenproduserte biblioteksystemet til fordel for et moderne hyllevaresystem. Da første forsøk med OCLC strandet i 2012, måtte arbeidet revideres, og i 2014 ble Alma valgt for hele konsortiet.

Bibsys-bibliotekene har nå bak seg både de fire første månedene med Alma i drift og ikke minst et krevende 2015, hvor all ledig tid ble brukt på opplæring og forberedelser til systemskiftet.

Modulbaserte nettkurs
Å sende x antall bibliotekansatte fra 104 bibliotek på Alma-kurs hos BIBSYS var umulig, og det ble derfor bestemt å gi all opplæring som modulbasert nettkurs i EDX-verktøyet, med oppstart i februar/mars 2015. Innholdet i opplæringen kom delvis fra Ex Libris (på engelsk, med videoer av ymse kvalitet), delvis fra BIBSYS og delvis fra de såkalte vanguard-bibliotekene: bibliotekarer fra utvalgte ”forløper”-bibliotek som forklarte Alma på norsk og også laget dokumentasjon, oppgaver og trinn-for-trinn-beskrivelser av arbeidsprosesser i hver opplæringsmodul. Uten deres innsats hadde det neppe vært mulig å gjennomføre dette biblioteksystemskiftet på under ett år!

Fra Blåskjerm til AlmaUte i hvert enkelt bibliotek ble det oppnevnt prosjektansvarlige som fikk i oppgave å være kontaktledd mot BIBSYS og å ”dra” sine kolleger gjennom opplæringa. I tillegg hadde bibliotekene et eller flere team som sto for testing og lokal opplæring. Hos oss ved tidligere Universitetsbiblioteket i Nordland (nå fusjonert inn i Nord universitet), ble det oppnevnt en Alma-testgruppe på 7 bibliotekarer som sto for verifikasjonstesten og som fikk i oppgave å finne ut av store og små spørsmål som dukket opp underveis og videreformidle det til medkolleger. Alle ansatte fulgte en lokal prosjektplan hvor gruppeledere innkalte sine gruppemedlemmer til jevnlige workshops. Med kolleger i Bodø, Mo i Rana og Stokmarknes, pluss invitasjon til webinarer i Tromsø, ble vi etter hvert gode på å bruke Lync/Skype for business i egen- og fellesundervisning. Utover høsten arrangerte vi i tillegg uformelle Alma-morgenkaffer hvor vi tok opp stort og smått og repeterte ting for hverandre, også dette via Lync med lyd, bilde og deling av skjerm. Vi ble også oppfordret til å diskutere spørsmål med et partnerbibliotek.

Workflow
At så mye av opplæringa i EDX’en ikke var på plass fra dag én, men ble til underveis, var en kilde til frustrasjon ved vårt bibliotek og sikkert hos flere. Som i det tidligere biblioteksystemet var det ønskelig at Alma skulle la alle Bibsys-bibliotekene dele katalogdata i en felles sone og samarbeide så sømløst som mulig med fjernlån m.m. Men opplæringsmodulen for fjernlån kom veldig sent på plass, noe vi har fått merke etter at vi ”gikk live”. ”Workflow” er et kjernebegrep i Alma, og Alma krever for eksempel at arbeidsflyten for fjernlån følges strengt. Hvis det ikke skjer, eller noen ønsker å ta snarveier, kan det bli trøbbel for motparten. Fjernlånsløsningene er noe av det vi kommer til å måtte bruke mye tid på i år, siden tilpasninger ennå må gjøres av BIBSYS og Ex Libris for at fjernlånsprotokollene i de norske biblioteksystemene skal kunne ”snakke sammen” og fungere optimalt. I mellomtida prøver vi å gi så god fjernlånsservice vi kan, både for egne brukere og andre bibliotek, selv om vi nok får noe mer etterslep enn ønskelig.

Engelskspråklig utfordring
Alma er i det hele tatt et veldig stort og komplisert biblioteksystem, med en noe uvant logikk og terminologi. Konfigurasjon/oppsett må tilpasses lokale rutiner og behov, og det har vært vanskelig å forutse alle virkninger av den før vi kom over i full drift, som for eksempel med bestillinger, varsler og purringer. Hvilken rolle man som ansatt er blitt tildelt i Alma har også konsekvenser for hva man har tilgang til og hva man kan rette og endre eller ikke, slik det også var i ”Blåskjermen”. Hos oss måtte for eksempel studentvaktene få utvidet sine rettigheter for å kunne registrere nye lånere på ettermiddagstid.

Å ha et biblioteksystem som er engelskspråklig er også utfordrende og ikke like lett for alle. Noe av kommunikasjonen ut mot bruker er oversatt, mens det interne arbeidsspråket er engelsk. Og da er det ikke rart at vi er begynt å snakke ”alma’sk” oss imellom, og at det er i ferd med å etablere seg et nytt ”stammespråk” med en salig miks av norske og engelske begreper. Det hadde nok vært ønskelig å få hele biblioteksystemet oversatt til norsk, men det var det ikke vilje til å betale kostnadene for i konsortiet.

Hovedbibliotekar Grethe Nøstvik (til venstre) fra Nord universitet og spesialbibliotekar Unni Rønningen fra Høgskolen i Østfold fikk utvekslet erfaringer med oppstart av Alma under årets Bibsys-konferanse. (Foto: Anne Woje)

Informasjon på for mange plattformer
Både under opplæringen, i testperioden og i etter at vi kom i drift har en av de største utfordringene vært å holde seg ajour og orientert om alt man har lurt på eller trengt svar på. Epost, BIBSYS egne hjemmesider og forum, feilmeldingssystemet og opplæringsprogrammet; alle plattformer har vært i bruk og bidratt til følelsen av ”information overload” hos svært mange av oss. På Bibsys-konferansen rett før påske – hvor Alma-innføringen var årets hovedtema – var dette en gjennomgående kritikk fra mange. BIBSYS innrømmet at de ikke hadde klart å ta unna den mengden av henvendelser de fikk raskt nok, og at de for sent skjønte at informasjonen var spredt på for mange plattformer. Forhåpentligvis vil vi se en bedring av dette i løpet av 2016, men mange av oss er nok også urolige for om BIBSYS vil fortsette å ha ”trykk” nok på etterarbeidet med Alma-innføringen.

BIBSYS-direktør Frode Arntsen poengterte på årets konferanse i Trondheim at utfordringen nå ligger hos hver enkelt institusjon/bibliotek. Det sier seg selv, men vi kommer likevel til å trenge mye bistand fra BIBSYS også, ikke bare i år, men i lang tid framover. Mange etterlyser flere kurs og mer opplæring, og flere enn de få, store institusjonene må få sertifiserte systembrukere for å sikre egen drift av Alma. Det kan ha sin fordel å ha vært med på biblioteksystem-bytter tidligere, men jeg tror de fleste Bibsys-kolleger syns det er positivt, om enn utfordrende, å få være del av overgangen til Alma med det kompetanseløftet det gir hver enkelt.

Samtidig med fusjon
For mange Bibsys-bibliotek kom overgangen til Alma på et svært ugunstig tidspunkt, ettersom mange institusjoner skal fusjoneres med andre som en del av den store reformen i UH-sektoren og har mye å planlegge i så måte. Så også for min arbeidsplass. Nå gjelder det å ha fullt fokus til vi om noen måneder skal ha fusjonert tre biblioteksystem i det nye Nord universitet til ett, og det er nok for oss et like stort arbeid – om ikke større – enn selve migreringa fra ”blåskjerm” til Alma. Mye skal avklares av rutiner og behov før basene kan slås sammen. Andre UH-bibliotek skal trolig slå sammen sine Alma’er før oss, så vi krysser fingrene for at vi kan lære av deres erfaringer før det blir vår tur.

Discovery-verktøy
Publikumssøket Oria ble innført og gikk en periode parallelt med Bibsys Ask, før Ask ble faset ut mot slutten av 2015. Det er bare i Norge det heter Oria, det egentlige produktnavnet er Primo, og også her er leverandøren Ex Libris. Oria er et såkalt discovery-verktøy, altså ikke bare et søk inn mot den originale bibliotekkatalogen, men gir også treff i en stor ”kunnskapsbrønn” bestående av vitenskapelige artikler, tidsskrifter, aviser, databaser m.m. Hvert Bibsys-bibliotek har ”sin” Oria, hvor søk gir treff i bibliotekets egne trykte samling, pluss elektronisk materiale fra de ressursene biblioteket abonnerer på og har lagt til av gratisressurser. Discovery-verktøy kalles det fordi det skal la brukeren oppdage flere ressurser enn de han/hun i utgangspunktet forventet å finne. Oria ble bestemt anskaffet før Alma. Prosjektgruppa mente konsortiet og deres brukere hadde behov for et bedre søkesystem med bredere tilfang enn i Bibsys Ask, og at det ikke kunne vente på anskaffelsen av nytt biblioteksystem. Oria ble tilpasset eksemplarvisning og bestillingsfunksjoner i Ask, men da Ask skulle ut og Alma ”sys sammen” med Oria måtte det nye tilpasninger til, og dermed fikk vi en ”Oria 2.0” samtidig med innføringen av Alma.

Alma leveres av Ex Libris, som nettopp er kjøpt opp av ProQuest. Her er presidenten i Ex Libris, Matti Shem-Tov, på talerstolen under Bibsys-konferansen i Trondheim 15.-16. mars i år. Firmaet leverer i tillegg Oria, et discovery-verktøy som Bibsys-bibliotekene også har tatt i bruk. (Anne Woje)

Direkte tilgang til utviklings- og kundestøtte
Og nok en gang er det fjernlåns-/bestillingsfunksjonen fra brukersida som har vært en av utfordringene. Ikke bare for enkeltbrukere, men også bibliotek utenfor UH-sektoren. På Bibsys-konferansen var også Oria tema, og BIBSYS lovet at kjente utfordringer som pålogging og bestilling vil bli løst og forbedret i samarbeid med Ex Libris. En av fordelene med å være et så stort konsortium som Bibsys ble også klart under konferansen: Ex Libris har flere bibliotekkonsortier som kunder, men Bibsyskonsortiet er den største, noe som gir BIBSYS direkte tilgang til Ex Libris utviklings- og kundestøtte, mens andre, mindre konsortier må gå via brukerforumet IGELU med sine ønsker.

Egeninnsats med uklar framtid
Mange brukere og bibliotek utenfor Bibsyskonsortiet har savnet Bibsys Ask og er ikke tilsvarende begeistret for Oria, som de syns er for vanskelig å finne fram i. Noen få Bibsys-bibliotek med god, teknisk kompetanse har ”snekret” på sin Oria for å få en mer brukervennlig utgave, noe vi også fikk se eksempler på under Bibsys-konferansen. Den egeninnsatsen kan kanskje vise seg noe bortkastet, ettersom Ex Libris kommer med en helt ny versjon av Oria/Primo senere i år. Vi fikk en visning av den under konferansen, og mange likte det de så. Mer oversiktlig og ryddigere enn dagens Oria, og bedre bruk av ikoner m.m. Personlig har jeg stor tro på Oria som søkeverktøy og prøver så godt jeg kan å reklamere for den overfor egne brukere.

Mer fra konferansen på BIBSYS hjemmesider
Det var ikke bare Alma og Oria som sto i fokus under årets Bibsys-konferanse. Det meste publiseres i etterkant av konferansen som lyd- og/eller videofiler på BIBSYS hjemmesider, og interesserte anbefales å gå inn der. Selv hadde jeg valgt mest Alma- og Oria-relaterte sesjoner, men i tillegg fikk jeg med meg nyttige innlegg om mer brukervennlige websider, og et om JUSP, et engelsk statistikkverktøy UH-sektoren vurderer å anskaffe via CRIStin-samarbeidet. Alma har også sitt eget innebygde statistikk- og rapportverktøy, Alma Analytics, noe som ble vist under konferansen og trolig vil bli et svært nyttig verktøy. Og litt gruppearbeid ble det også satt av tid til under konferansen: En rundebordsdiskusjon hvor BIBSYS ønsket innspill på hvilken rolle deltakerne ønsker at BIBSYS skal ha for institusjonene i framtida. Den øvelsen hadde kanskje hadde tjent på at man hadde fått beskjed om å forberede seg på den i forkant.

Noen år før ny anbudsrunde
Etter at Bibsys-konsortiet gikk til anskaffelse av Alma har Ex Libris blitt kjøpt opp av ProQuest, en av de store leverandørene av e-ressurser og vitenskapelig materiale for UH-sektoren. Hvordan det samarbeidet vil påvirke Bibsys-bibliotekenes arbeid gjenstår å se. Om Alma er det rette biblioteksystemet for oss gjenstår også å se. Vi har noen år å finne ut av det før biblioteksystemet skal ut på anbud igjen. I mellomtiden bør en del bibliotekarer kjenne sin besøkelsestid og satse på en kommende karriere som systembibliotekar. Vi kommer til å trenge ganske mange i tida framover som klarer å bli ”bestevenn” med Alma, jo før, jo bedre.

[Artikkelen har stått i Bibliotekaren nr 4-2016]